Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

4. Calidad en la que actuamos

Como responsables, tratamos los datos de administradores, miembros de consejos de administración, clientes potenciales, usuarios de este sitio web, proveedores y colaboradores.

Como encargados, tratamos los datos de propietarios y residentes que nos entregan las copropiedades que contratan nuestros servicios de cobro de cartera. En estos casos, la copropiedad es la responsable del tratamiento y nosotros actuamos por su cuenta y según sus instrucciones, conforme a la Ley 675 de 2001 y al contrato de prestación de servicios.

5. Datos que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, cargo, correo electrónico, teléfono y dirección.
• Datos de la relación con la copropiedad: unidad, conjunto, estado de cuenta, saldos, pagos y acuerdos de pago.
• Datos patrimoniales que consten en registros públicos, cuando sean necesarios para el cobro jurídico.
• Registros de comunicaciones: correos, notificaciones y grabaciones o transcripciones de llamadas.
• Datos de navegación básicos de este sitio web.

No solicitamos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si por alguna razón llegáramos a recibirlos, los trataremos con las garantías que exige la ley o los suprimiremos.

6. Finalidades

Clientes y clientes potenciales:

• Responder solicitudes de información y de diagnóstico de cartera.
• Preparar propuestas, celebrar y ejecutar contratos de prestación de servicios.
• Informar sobre el avance de los procesos de cobro y facturar nuestros servicios.
• Enviar información sobre nuestros servicios, siempre que el titular no se haya opuesto.

Propietarios y residentes de copropiedades clientes:

• Gestionar el cobro prejurídico y jurídico de las obligaciones con la copropiedad.
• Contactar al titular por correo electrónico, llamada telefónica, mensaje o carta para informarle de su saldo y proponer acuerdos de pago.
• Verificar información en registros públicos y adelantar los procesos judiciales que correspondan.
• Informar a la copropiedad sobre el estado de cada caso.

Algunas comunicaciones se realizan mediante sistemas automatizados, incluidas llamadas con asistentes de voz basados en inteligencia artificial. Estas llamadas pueden ser grabadas y transcritas para documentar acuerdos y asegurar la calidad del servicio, lo cual se informa al inicio de cada llamada. Las decisiones jurídicas sobre cada caso las toma siempre una abogada.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o representantes pueden ejercer sus derechos escribiendo a cartera@sgb-abogados.com.co o por correo físico a la dirección indicada en el numeral 1. La solicitud debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas: se responderán en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuera posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: se responderán en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales informando los motivos. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá desistido.

Cuando la solicitud se refiera a datos que tratamos como encargados, la trasladaremos a la copropiedad responsable y lo informaremos al titular.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite.

9. Área responsable

La atención de consultas y reclamos está a cargo de la dirección jurídica de SGB Abogados, a través del correo cartera@sgb-abogados.com.co.

10. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar nuestros servicios utilizamos proveedores tecnológicos de correo electrónico, gestión de clientes, telefonía, alojamiento web y automatización, algunos con servidores fuera de Colombia. Estos proveedores actúan como encargados y tratan los datos únicamente para las finalidades descritas, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.

11. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

12. Vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales o contractuales. Cualquier cambio sustancial se publicará en este sitio web.